De 45e Sluizenloop Nieuwegein vindt plaats op zondag 15 september 2019

Beleid voor persoonsgegevens

Sinds 25 mei 2018 is er een nieuwe wet van kracht voor de bescherming van persoonsgegevens, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG geldt ook voor ons, de organisatie van de Sluizenloop. De AVG zegt bijvoorbeeld dat wij alleen die persoonsgegevens mogen verzamelen en bewaren die wij nodig hebben.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij en waarom? Wij verzamelen persoonsgegevens omdat wij:

  1. Deelnamebevestigingen versturen
    Bij de kinderloop en de jeugdloop hebben wij de naam en het e-mailadres nodig van degene die de inschrijving verzorgt. Dat is bijna altijd de ouder/verzorger. Van degenen die ingeschreven worden, hebben wij de namen nodig en moeten wij weten aan welk onderdeel zij deelnemen. Voor de kinderloop en de jeugdloop gelden leeftijdsgrenzen. Daarom moeten wij van elke deelnemer de geboortedatum weten.
    Bij een individuele inschrijving voor de wedstrijd- en recreatieloop van 5 km of 10 km hebben wij de naam en het e-mailadres en moeten wij weten aan welk onderdeel hij/zij deelneemt. Voor de wedstrijd- en recreatielopen gelden leeftijdsgrenzen. Daarom moeten wij de geboortedatum weten.
    Bij een groepsinschrijving voor de wedstrijd- en recreatieloop van 5 km of 10 km hebben wij bovendien de naam en het e-mailadres nodig van degene die de inschrijving verzorgt.

  2. Uitslagen publiceren
    Zowel bij de kinderloop als bij de jeugdloop stellen wij drie klassementen samen. Wij maken een individueel klassement voor de jongens, een individueel klassement voor de meisjes en een scholenklassement. Daarom moeten wij weten of het om een jongen of meisje gaat. Bovendien moeten wij weten naar welke school hij/zij gaat.
    Bij beide wedstrijd- en recreatielopen stellen wij zes klassementen samen. Wij maken onderscheid tussen heren en dames. Bovendien onderscheiden wij drie leeftijdscategorieën: tot 45 jaar, van 45 tot 55 jaar en vanaf 55 jaar. Daarom moeten wij weten of het om een heer of dame gaat. Zoals gebruikelijk vermelden wij ook namens welke vereniging hij/zij deelneemt en anders zijn/haar woonplaats. Daarom hebben wij ook deze gegevens nodig.
    De uitslagen worden gepubliceerd op de website van de Sluizenloop en wellicht overgenomen door andere websites en in andere media.

  3. Ereprijzen versturen
    De bekers en medailles die niet op de dag zelf zijn uitgereikt, worden nagestuurd. Wij bellen over het afleveradres en het aflevertijdstip. Daarvoor hebben wij het (mobiele) telefoonnummer nodig.

  4. Tijdmeetchips terugvragen
    De tijdmeetchips worden door ons gehuurd. Voor elke chip betalen wij € 5,00 borg. Over chips die na afloop niet zijn ingeleverd, bellen wij met de betreffende deelnemers. Ook daarvoor hebben wij het (mobiele) telefoonnummer nodig.

Vanaf het moment dat de definitieve uitslagen zijn gepubliceerd, alle niet-uitgereikte ereprijzen zijn afgeleverd en alle tijdmeetchips zijn ingeleverd, bewaren wij alleen nog die persoonsgegevens die nodig zijn voor de:

  1. Nieuwsbrieven
    Wij versturen per e-mail nieuwsbrieven over de Sluizenloop en andere door Atverni georganiseerde loopevenementen. Daarom bewaren wij in ons verzendbestand e-mailadressen. Elke nieuwsbrief is aan iemand persoonlijk gericht. Daarom bewaren wij in ons verzendbestand ook de naam, het geslacht en de reden waarom hij/zij in ons verzendbestand is opgenomen.
    Door de AVG zijn de regels voor het versturen van e-mail nog strenger geworden. Wij moeten bijvoorbeeld duidelijk aangeven waarom wij iemand onze nieuwsbrief sturen. Dat deden we al en blijven wij doen. Bovendien moeten wij in elke nieuwsbrief aangeven hoe iemand zich op een eenvoudige manier kan afmelden. Ook dat deden we al en blijven wij doen.

  2. Uitslagen
    Wij bewaren alle bovengenoemde klassementen. Voor de kinderloop en de jeugdloop bewaren wij de klassering, de naam, het geboortejaar, de school, de brutotijd en de nettotijd.
    Voor de wedstrijd- en recreatieloop van 5 km bewaren wij de klassering, het geboortejaar, de woonplaats, de vereniging, de brutotijd en de nettotijd. Voor de wedstrijd- en recreatieloop van 10 km bewaren wij bovendien de tussentijden.
    Het samenstellen van klassementen is inherent aan een loopevenement zoals de Sluizenloop. Het maakt dus deel uit van de overeenkomst omtrent de deelname aan de Sluizenloop. Verzoeken om uit de uitslagen te worden geschrapt zullen dus niet ingewilligd worden indien dit de toekenning van de ereprijzen zou beïnvloeden. Deelnemers die een ereprijs hebben gewonnen hebben dus geen recht om uit de uitslagen te worden geschrapt. De andere deelnemers kunnen de organisator verzoeken hun naam en geboortejaar te wissen, zodat hun identificatie achteraf niet mogelijk is. Dat verzoek kan worden gericht aan: sluizenloop@atverni.nl. De organisator kan de deelnemer vragen zijn/haar identiteit te bewijzen.

  3. Audiovisueel materiaal
    Tijdens de Sluizenloop worden mogelijk foto's en video's gemaakt en ander audiovisueel materiaal verzameld.
    De Sluizenloop vindt plaats op een publiek toegankelijke plaats. Door deel te nemen aan een publiek evenement aanvaardt de deelnemer dat er van het evenement foto's en video's worden gemaakt en ander audiovisueel materiaal wordt verzameld waarop de deelnemer zichtbaar is, maar waarbij dat audiovisuele materiaal niet rond de deelnemer als centrale figuur wordt opgebouwd. De organisator heeft een rechtmatig belang om gebruik te maken van dergelijk(e) foto's, video's en audiovisueel materiaal voor promotie en sfeerbeleving van de Sluizenloop.
    Er worden mogelijk ook foto's en video's gemaakt en ander audiovisueel materiaal verzameld, waarop de deelnemer als centrale figuur wordt afgebeeld. De organisator heeft een rechtmatig belang om deze foto's en video's en dit audiovisuele materiaal te gebruiken in brochures, op affiches, in algemeen marketingmateriaal en op de website van de Sluizenloop, voor promotie en sfeerbeleving van de Sluizenloop. De deelnemer heeft tot zes weken na de Sluizenloop het recht de organisator te vragen, deze foto's en video's en dit audiovisuele materiaal te wissen. Dat verzoek kan worden gericht aan: sluizenloop@atverni.nl. De organisator kan de deelnemer vragen zijn/haar identiteit te bewijzen.